A portaria é, muitas vezes, o primeiro ponto em que uma empresa ou condomínio coleta dados de pessoas que não fazem parte da sua base: visitantes, motoristas, prestadores de serviço, entregadores. E coleta em volume. Em um condomínio logístico, são centenas de cadastros por dia, quase sempre sob pressa, com fila de caminhões no acesso.
Desde que a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) entrou em vigor, esse cadastro deixou de ser só uma rotina de segurança: virou um tratamento de dados pessoais, com regras sobre o que pedir, por qual motivo, por quanto tempo guardar e como proteger.
Quais dados a portaria coleta e como a LGPD os classifica
A LGPD separa dois grupos. Dados pessoais são qualquer informação que identifique uma pessoa: nome, CPF, RG, telefone, e-mail, placa do veículo, empresa e horário de entrada. Dados pessoais sensíveis recebem proteção reforçada, e a lei inclui expressamente nessa categoria o dado biométrico (art. 5º, II). Uma foto usada para reconhecimento facial entra aqui.
| Dado coletado na portaria | Classificação | Ponto de atenção |
|---|---|---|
| Nome, CPF, documento, telefone | Pessoal | Pedir só o necessário para identificar e contatar |
| Placa, transportadora, empresa visitada | Pessoal | Ligado à finalidade de controle de acesso e logística |
| Registros de entrada e saída | Pessoal | Definir prazo de guarda e quem consulta |
| Foto ou selfie para reconhecimento facial | Sensível (biométrico) | Base legal do art. 11, transparência reforçada e segurança |
Base legal: por que você pode (ou não) coletar cada dado
Todo tratamento precisa se apoiar em uma das hipóteses previstas na lei. Para dados pessoais comuns, o art. 7º traz bases como o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, a execução de contrato e o legítimo interesse do controlador. No cadastro de visitantes, a segurança das pessoas e do patrimônio costuma ser justificada pelo legítimo interesse, desde que respeite as expectativas do visitante e esteja documentada.
Atenção: o legítimo interesse não pode ser usado para dados sensíveis. Para a biometria, valem apenas as hipóteses do art. 11.
Foto e reconhecimento facial: o cuidado extra com a biometria
Quando a portaria usa a foto para identificar a pessoa automaticamente, o tratamento passa a ser de dado biométrico. O art. 11 da LGPD admite esse tratamento em duas situações principais:
- Consentimento específico e destacado do titular, para finalidades determinadas (art. 11, I). Precisa ser livre: o visitante deve entender o que está autorizando.
- Sem consentimento, quando indispensável em hipóteses específicas, como o cumprimento de obrigação legal (art. 11, II, "a") ou a garantia da prevenção à fraude e à segurança do titular nos processos de identificação e autenticação de cadastro em sistemas eletrônicos (art. 11, II, "g"), resguardados os direitos do titular.
Na prática, a escolha da base legal depende do contexto e deve ser registrada. O que não muda é a transparência: o visitante precisa saber, no momento do cadastro, que a foto será usada para reconhecimento facial, por quanto tempo será guardada e a quem pedir informações. A ANPD, autoridade nacional de proteção de dados, tem tratado a biometria em larga escala como tratamento de alto risco, o que torna recomendável elaborar um Relatório de Impacto à Proteção de Dados (RIPD), previsto no art. 38.
Os princípios da LGPD aplicados à portaria
O art. 6º lista os princípios que orientam qualquer tratamento. Quatro deles têm impacto direto no dia a dia da portaria:
Finalidade
Os dados do cadastro servem para controlar o acesso e garantir a segurança. Usá-los depois para marketing ou repassá-los a terceiros sem relação com essa finalidade é desvio.
Necessidade
Colete o mínimo. Se o CPF já identifica o visitante, não há motivo para pedir também RG, endereço residencial e data de nascimento. Cada campo extra é um risco extra.
Transparência
Um aviso de privacidade curto, apresentado no próprio cadastro, explica quem é o responsável, para que os dados são usados, por quanto tempo ficam guardados e como o titular exerce seus direitos.
Segurança
O art. 46 exige medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados, perdas e vazamentos. Caderno aberto no balcão, planilha compartilhada por e-mail e foto de documento no celular do porteiro são exemplos clássicos de exposição.
Por quanto tempo guardar os cadastros
A LGPD prevê o término do tratamento quando a finalidade é alcançada (art. 15) e a eliminação dos dados depois disso, salvo exceções como o cumprimento de obrigação legal (art. 16). A lei não fixa um prazo único para registros de portaria. O caminho é definir uma política de retenção (por exemplo, considerando o período útil para apurar ocorrências de segurança) e aplicar a exclusão de forma automática, não manual.
O titular também tem direitos garantidos pelo art. 18: confirmar a existência do tratamento, acessar e corrigir seus dados e, quando cabível, pedir a eliminação. A portaria precisa saber para onde encaminhar esses pedidos.
Quem responde pelo quê: controlador e operador
Em geral, o condomínio ou a empresa que decide coletar os dados é o controlador. A empresa de portaria terceirizada e o fornecedor do sistema de cadastro atuam como operadores, tratando os dados em nome do controlador e segundo suas instruções. Vale formalizar isso em contrato, com cláusulas sobre segurança, sigilo, prazo de guarda e comunicação de incidentes.
Checklist de adequação para a portaria
- Mapear quais dados são coletados de visitantes, motoristas e prestadores, e eliminar campos desnecessários.
- Definir e registrar a base legal de cada tratamento, com atenção especial à biometria.
- Exibir um aviso de privacidade claro no momento do cadastro.
- Quando a base for o consentimento, coletá-lo de forma específica e destacada, com registro.
- Substituir cadernos, fichas e planilhas por um sistema com acesso por perfil e registro de quem consultou o quê.
- Definir o prazo de guarda e automatizar a exclusão.
- Criar um canal para os pedidos dos titulares e treinar a equipe da portaria.
- Formalizar contratos com portaria terceirizada e fornecedores de tecnologia.
- Avaliar a necessidade de um RIPD quando houver reconhecimento facial.
Tecnologia ajuda, mas o processo vem antes
Nenhum software resolve sozinho a adequação à LGPD. Mas um cadastro digital bem desenhado facilita cumprir boa parte do checklist: coleta só os campos configurados, apresenta os termos no fluxo, registra a autorização, protege a comunicação e centraliza o histórico em um ambiente com controle de acesso, em vez de espalhá-lo em papel e aplicativos de mensagem.
Fontes
- Lei nº 13.709/2018 (LGPD), texto compilado — Planalto
- ANPD — Nota Técnica nº 5/2025 (reconhecimento facial e biometria)
- Migalhas — Biometria em condomínios: tecnologia exige conformidade com a LGPD
- Migalhas — Saiba como adequar seu condomínio à LGPD
Este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica. Para decisões sobre a adequação da sua operação à LGPD, consulte o seu encarregado de dados ou assessoria jurídica.